نظام إدارة الوثائق والامتثال

وحدة المستندات ضمن منصة iSquad هي أداة أساسية مصممة لمساعدة المؤسسات الرياضية على تخزين جميع مستنداتها القانونية والإدارية والتشغيلية وتتبعها وإدارتها بأمان. تضمن هذه الوحدة تنظيم المستندات المهمة وسهولة الوصول إليها وتوافقها مع اللوائح ذات الصلة، مما يُسهّل على المؤسسات الحفاظ على النظام وتبسيط عملياتها. في جوهرها، توفر وحدة المستندات نظام تخزين مركزيًا قائمًا على السحابة، حيث تُمكّن المؤسسات من تحميل وتخزين وإدارة مجموعة واسعة من المستندات بأمان، مثل العقود، واتفاقيات اللاعبين، ووثائق التأمين، ومحاضر الاجتماعات، والملفات التنظيمية. من خلال رقمنة هذه المستندات ومركزيتها، تُلغي الوحدة الحاجة إلى التخزين المادي، وتضمن سهولة وصول الموظفين المُصرّح لهم إلى السجلات المهمة في أي وقت ومن أي مكان. يتضمن النظام ميزات أمان متقدمة، مثل التشفير، وأذونات المستخدم، وضوابط الوصول، لضمان حماية المستندات الحساسة من الوصول غير المُصرّح به. لا يمكن إلا للأفراد الحاصلين على التصريح المناسب عرض مستندات مُحددة أو تعديلها أو مشاركتها، مما يمنح المؤسسات تحكمًا كاملاً في تحديد من يمكنه الوصول إلى المعلومات السرية. توفر وحدة المستندات أيضًا تتبعًا آليًا وتحكمًا في الإصدارات، مما يسمح للمؤسسات بمراقبة تاريخ كل مستند. ويُعد هذا الأمر بالغ الأهمية للحفاظ على الامتثال، إذ يضمن تحديث جميع المستندات وتسجيل أي تغييرات بشكل صحيح. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام إرسال تذكيرات تلقائية لتجديد المستندات أو انتهاء صلاحيتها، مثل عقود اللاعبين أو وثائق التأمين، مما يساعد المؤسسات على الالتزام بالمواعيد النهائية المهمة. باختصار، تُعد وحدة المستندات أداةً لا غنى عنها للمؤسسات الرياضية، إذ تضمن تخزين المستندات القانونية والإدارية والتشغيلية وتتبعها بشكل آمن، وضمان توافقها مع جميع اللوائح ذات الصلة. كما تساعد المؤسسات على تبسيط عملياتها، وتقليل المخاطر، والحفاظ على ممارسات إدارة فعّالة للمستندات في جميع الأقسام.